TIETOSUOJA, ASIAKASREKISTERI

Rekisteri- ja tietosuojaseloste, Suomen Kotteria oy:n asiakasrekisteri

Tämä on Suomen Kotteria Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 01.02.2018. Viimeisin muutos 03.04.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Kotteria Oy 0746615-3 Villanella 5, 00890 Helsinki +358400868889/asiakaspalvelu asiakaspalvelu@kotteria.com

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Pentti Kotiaho, Suomen Kotteria OyVillanella 5, 00890 Helsinki +358415345100/Pentti pentti.kotiaho@savantum.com

3. Rekisterin nimi

Suomen Kotteria Oy asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Suomen Kotteria Oy kerää ja käsittelee Henkilötietoja ainoastaan lain sallimalla tavalla. Kerääminen ja käsittely voi tapahtua esimerkiksi varauksen tai majoittumisen aikana ja sen jälkeen.

Suomen Kotteria Oy käyttää Henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Hallinnoidakseen, tarjotakseen, kehittääkseen ja ylläpitääkseen Palveluita
  • Käsitelläkseen Palveluita koskevia varauksia ja tilauksia
  • Ollakseen yhteydessä asiakkaisiin esimerkiksi tekstiviestitse, muiden mobiilisovellusten välityksellä tai sähköpostitse
  • Imoittaakseen varauksen statuksen tai varaukseen liittyvän tiedon ennen majoitusajankohdan alkua
  • Määrittääkseen vikoja, optimoidakseen teknologiaa ja mahdollistaakseen yhteydenoton varausta tai Palveluiden toteuttamista koskevissa ongelmatilanteissa
  • Analysoidakseen ja parantaakseen Palveluiden laatua ja palvelukokemusta
  • Yksilöidäkseen asiakkaiden kanssa käytyä Palveluita koskevaa viestintää, esimerkiksi luomalla profiilin ja lähettämällä tarjouksia, jotka vastaavat profiilia Palveluiden käyttäjänä
  • Analysoidakseen Palveluidemme tilastoja ja käyttäjien käyttäytymistä
  • Parantaakseen asiakkaiden etuja ja palvelukokemusta muilla tavoilla, joita uskomme asiakkaiden arvostavan
  • Majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaan matkustajatietoja ja matkustajarekisteriä voidaan käyttää myös suoramarkkinointiin. Tietoja käytetään mainostaaksemme palveluita ja tuotteita, suoraan tai epäsuorasti, mukaan lukien käyttäytymiseen perustuva markkinointi, ellei asiakas ole tätä kieltänyt.
  • Lisäksi matkustajatietoja käsitellään yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi, rikosten ennalta ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi ja tilastojen laatimiseksi.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle:

  • Henkilön antama suostumus henkilötietojen käyttöön kun henkilö on tilannut Suomen Kotteria Oy:n tarjouskirjeen (tilataan puhelimitse tai sähköisesti internet-sivuiltamme)
  • Vuokrasopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
  • Suomen laki 28.4.2006/308 ”Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta” joka velvoittaa matkustajatietojen säilyttämiseen ja mahdollistaa asiakaspalvelun edellyttämät yhteydenotot ja asiakassuhteen ylläpidon.

Asiakkaalla on oikeus milloin tahansa ja veloituksetta kieltää Suomen Kotteriaa käsittelemästä Henkilötietoja markkinointitarkoituksiin tai peruuttaa siihen antamasi suostumus.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, henkilötunnus, y-tunnus, www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot ja muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Tiedot säilytetään laskutusjärjestelmässä toistaiseksi ja poistetaan mikäli asiakas pyytää henkilötietojensa poistamista. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, jälleenmyyjien kuiten Booking.comin ja AirBNB:n lomakkeilla, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista, matkustajailmoituksista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Vuokramökeillä majoittuvista henkilöistä kerätään matkustajailmoituksia (Suomen laki 28.4.2006/308 ”Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta). Majoitustoiminnan harjoittaja on vastuussa siitä, että matkustajasta tehdään matkustajailmoitus. Ryhmämatkalle osallistuvista matkustajista voidaan tehdä yhteinen matkustajailmoitus. Ilmoituksesta on käytävä ilmi majoitustoiminnan harjoittajan toiminimi, yritys- ja yhteisötunnus sekä majoitusliikkeen käyntiosoite. Matkustajailmoituksessa on mainittava seuraavat tiedot (matkustajatiedot):

1) matkustajan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus;

2) matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat;

3) matkustajan osoite;

4) maa, josta matkustaja saapuu Suomeen;

5) matkustajan matkustusasiakirjan numero; sekä

6) matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä, jos se on tiedossa.

Lisäksi matkustaja voi ilmoittaa matkustajailmoituksessa, tapahtuuko majoittuminen vapaa-ajanvieton, työn, kokouksen vai muun syyn takia.

Mitä 1 momentin 1 ja 3 kohdassa säädetään, koskee myös sellaista 1 §:n 2 momentin 10 kohdassa tarkoitettua ryhmämatkan johtajaa, joka toimii matkanjärjestäjän edustajana. Mitä 1 momentin 4 kohdassa säädetään, ei koske matkustajaa, jonka asuinpaikka on Suomi. Mitä 1 momentin 5 kohdassa säädetään, ei koske Pohjoismaan kansalaista eikä matkustajaa, jonka asuinpaikka on Suomi.

Matkustajan on vahvistettava matkustajailmoituksen matkustajatiedot allekirjoituksellaan. Ryhmämatkan johtaja voi kuitenkin ryhmämatkalle osallistuvien matkustajien puolesta allekirjoittaa 1 momentissa tarkoitetun yhteisen matkustajailmoituksen. Edellä 1 momentin 2 kohdassa tarkoitetun henkilön ei tarvitse allekirjoittaa matkustajailmoitusta.

Fyysisiä matkustajakortteja säilytetään lain mukaan vuosi, jonka jälkeen ne tuhotaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei erikseen luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Matkustajatiedot luovutetaan pyydettäessä lain määräämille viranomaisille. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Emme vastaa niistä tiedoista joita kolmannen osapuolen toimijat, kuten esimerkiksi internetin varaussivustot tai matkatoimistot keräävät ja säilyttävät majoitusvarauksiin liittyen. Vastaamme vain Suomen Kotteria Oy:lle toimitetusta tiedosta.

1.Manuaalinen aineisto

Jos ATK:lle tallennetusta rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon asiattomilta on pääsy estetty. Ainoastaan rekisterinpitäjällä ja lain määräämillä viranomaisilla on aineiston käyttöoikeus.

2.ATK:lle talletetut tiedot

Rekisteri sijaitsee Kotteria Oy:n palvelimella, joka on sijoitettu kirjanpitäjän toimistoon osoitteessa Haukantie 16d43, Tuusula. Täydellisiin rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja Sebit oy:n tekninen ylläpitohenkilöstö. Kirjautuminen vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tarkastus-, korjauspyynnöt ja kiellot itseään koskeviin tietoihin liittyen osoitetaan:

Suomen Kotteria Oy 0746615-3Villanella 5, 00890 Helsinki+358400868889/asiakaspalveluasiakaspalvelu@kotteria.com

Muokattu: 03.04.2018