Tietosuojaseloste

Suomen Kotteria oy:n ja Savantum Oy:n tietosuojaseloste

Suomen Kotteria Oy ja Savantum Oy ovat sitoutuneet turvaamaan asiakkaidensa, työntekijöidensä ja sidosryhmiensä henkilötiedot sekä noudattamaan tietosuojaa koskevaa kansallista lainsäädäntöä ja EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR).

Käsittelemme henkilötietoja moniin eri tarkoituksiin. Tämä tietosuojaseloste kuvaa Suomen Kotteria Oy:n ja Savantum oy:n tietosuojakäytännöt, käsittelytarkoitukset ja antaa tietoa rekisteröidyille oikeuksistaan. Käsittelemme henkilötietoja läpinäkyvästi ja keräämme tietoja vain siinä laajuudessa kuin se laillisen käsittelytarkoituksemme puitteissa on tarpeellista.

Rekisterin nimi ja tiedot rekisterinpitäjästä

Rekisterinpitäjiä ovat Suomen Kotteria Oy ja Savantum Oy. Rekisteröidyn oikeudet ja henkilötietojen käsittely on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa. Tietosuojaseloste on laajennettu rekisteriseloste, jossa lisäksi informoidaan rekisteröityjä oikeuksistaan.

Rekisteröitynä voit olla joko asiakkaamme, potentiaalinen asiakkaamme, heidän yhteyshenkilönsä, potentiaalinen työntekijämme tai muu sidosryhmiimme kuuluva, kehen yhteydenpito on meille tärkeää tai välttämätöntä.

Suomen Kotteria Oy 0746615-3 ja Savantum Oy 1668386-2
Villanella 5, 00890 Helsinki
asiakaspalvelu
@kottreia.com

+358400868889

Mitä henkilötietoja käsittelemme

Asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, henkilötunnus, y-tunnus, www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot ja muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Tiedot säilytetään Visma- laskutusjärjestelmässä ja Sirvoy-varausjärjestelmässä toistaiseksi ja poistetaan mikäli asiakas pyytää henkilötietojensa poistamista. Lisäksi käytämme tietojen keruussa säännöllisesti seuraavia palveluntarjoajia: Sirvoy, Google Inc, Constant Contact, Facebook, Linkedin, Booking.com, Airbnb, Tripadvisor, Nettimökki, Hotels.com. 

Emme vastaa niistä tiedoista joita kolmannen osapuolen toimijat, kuten esimerkiksi internetin varaussivustot tai matkatoimistot keräävät ja säilyttävät majoitusvarauksiin liittyen. Vastaamme vain Suomen Kotteria Oy:lle toimitetusta tiedosta.

Käsittelemämme henkilötiedot voidaan pääasiassa jakaa seuraaviin ryhmiin:

  • Etu- ja sukunimi.
  • Yhteystiedot (puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite).
  • Asemaasi liittyvät tiedot (työnantajasi, ammattisi, työtehtäväsi, tutkintosi, asemasi.yhteisössäsi ja mahdolliset edustusoikeutesi).
  • Henkilötunnus ja syntymäaika.
  • Passi-, ajokortti- tai henkilökorttikopio.
  • Asiakastyytyväisyys- tai markkinointikyselyn vastaukset.
  • Luotto- ja maksuhäiriötiedot.
  • Tekniset tiedot: Evästeet, IP-osoitteet, laitetiedot, verkkosivuillamme vierailukohteet ja niihin perustuva analytiikka (teknisiä tietoja ei yhdistetä nimeesi tai yhteystietoihisi).
  • Muut meille yhteydenottopyynnön jättämisen yhteydessä annetut tiedot, kuten mahdollisen viestin sisältämät tiedot.
  • Työhistoriaasi ja koulutustaustaasi koskevat tiedot (jotka olet antanut meille joko rekrytointiprosessin yhteydessä tai hankintamenettelyjemme yhteydessä arvioidessamme toimittajiemme pätevyyttä).

Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan tarkoitukseen, jossa käsittelyn lainmukaisuus täyttyy. Henkilötietoja käytetään asiakkuussuhteen ylläpitämiseksi ja hoitamiseksi, asiakastiedotteiden lähettämiseksi, asiakastyytyväisyyskyselyjen toteuttamiseksi, laskutuksen toimeenpanemiseksi ja tarvittaessa perintätoimien suorittamiseksi.

Suomen Kotteria Oy ja Savantum oy käyttävät henkilötietoja:

  • Hallinnoidakseen, tarjotakseen, kehittääkseen ja ylläpitääkseen Palveluita
  • Käsitelläkseen Palveluita koskevia varauksia ja tilauksia
  • Ollakseen yhteydessä asiakkaisiin esimerkiksi tekstiviestitse, muiden mobiilisovellusten välityksellä tai sähköpostitse
  • Imoittaakseen varauksen statuksen tai varaukseen liittyvän tiedon ennen majoitusajankohdan alkua
  • Määrittääkseen vikoja, optimoidakseen teknologiaa ja mahdollistaakseen yhteydenoton varausta tai Palveluiden toteuttamista koskevissa ongelmatilanteissa
  • Analysoidakseen ja parantaakseen Palveluiden laatua ja palvelukokemusta
  • Yksilöidäkseen asiakkaiden kanssa käytyä Palveluita koskevaa viestintää, esimerkiksi luomalla profiilin ja lähettämällä tarjouksia, jotka vastaavat profiilia Palveluiden käyttäjänä
  • Analysoidakseen Palveluidemme tilastoja ja käyttäjien käyttäytymistä
  • Parantaakseen asiakkaiden etuja ja palvelukokemusta muilla tavoilla, joita uskomme asiakkaiden arvostavan
  • Majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaan matkustajatietoja ja matkustajarekisteriä voidaan käyttää myös suoramarkkinointiin. Tietoja käytetään mainostaaksemme palveluita ja tuotteita, suoraan tai epäsuorasti, mukaan lukien käyttäytymiseen perustuva markkinointi, ellei asiakas ole tätä kieltänyt.
  • Lisäksi matkustajatietoja käsitellään yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi, rikosten ennalta ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi ja tilastojen laatimiseksi.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle:

  • Henkilön antama suostumus henkilötietojen käyttöön kun henkilö on tilannut Suomen Kotteria Oy:n tarjouskirjeen (tilataan puhelimitse tai sähköisesti internet-sivuiltamme)
  • Vuokrasopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
  • Suomen laki 28.4.2006/308 ”Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta” joka velvoittaa matkustajatietojen säilyttämiseen ja mahdollistaa asiakaspalvelun edellyttämät yhteydenotot ja asiakassuhteen ylläpidon.

Asiakkaalla on oikeus milloin tahansa ja veloituksetta kieltää Suomen Kotteriaa käsittelemästä Henkilötietoja markkinointitarkoituksiin tai peruuttaa siihen antamasi suostumus.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Miten keräämme henkilötietoja?

Lähtökohtaisesti keräämme henkilötiedot aina sinulta. Jos olet sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tarvittava yhteyshenkilö, voimme saada tiedot myös edustamaltasi yhteisöltä.

  • palvelutilanteessa ja ostotapahtuman yhteydessä
  • asiakassuhteen syntyessä
  • sopimuksista
  • markkinointitapahtuman yhteydessä
  • asiakkaalta itseltään nettilomakkeilla lähetetyistä viesteistä
  • asiakkaalta itseltään verkon kautta uutiskirjeen tilauksesta
  • asiakkaalta itseltään sosiaalisen median kautta
  • jälleenmyyjien kuten Booking.comin ja AirBNB:n palvelusta
  • matkustajailmoituksista

Lisäksi voimme kerätä henkilötietoja myös kolmansilta osapuolilta, kuten yksityisistä ja julkisista rekistereistä, joita muun muassa ovat:

  • Suomen Asiakastieto Oy
  • Väestörekisteri
  • Kaupparekisteri
  • Fonecta Oy

Vuokramökeillä majoittuvista henkilöistä kerätään myös matkustajailmoituksia (Suomen laki 28.4.2006/308 ”Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta). Majoitustoiminnan harjoittaja on vastuussa siitä, että matkustajasta tehdään matkustajailmoitus. Ryhmämatkalle osallistuvista matkustajista voidaan tehdä yhteinen matkustajailmoitus. Ilmoituksesta on käytävä ilmi majoitustoiminnan harjoittajan toiminimi, yritys- ja yhteisötunnus sekä majoitusliikkeen käyntiosoite. Matkustajailmoituksessa on mainittava seuraavat tiedot (matkustajatiedot):

1) matkustajan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus;
2) matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat;
3) matkustajan osoite;
4) maa, josta matkustaja saapuu Suomeen;
5) matkustajan matkustusasiakirjan numero; sekä
6) matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä, jos se on tiedossa.

Lisäksi matkustaja voi ilmoittaa matkustajailmoituksessa, tapahtuuko majoittuminen vapaa-ajanvieton, työn, kokouksen vai muun syyn takia.

Matkustajan on vahvistettava matkustajailmoituksen matkustajatiedot allekirjoituksellaan. Ryhmämatkan johtaja voi kuitenkin ryhmämatkalle osallistuvien matkustajien puolesta allekirjoittaa yhteisen matkustajailmoituksen.

Fyysisiä matkustajakortteja säilytetään lain mukaan vuosi, jonka jälkeen ne tuhotaan.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

Olemme määrittäneet säilytysajat henkilötiedoille. Säilytysajan päättymisen jälkeen tiedot poistetaan. Säilytysaika ei ole aina ennalta määrätty kiinteä aika, vaan määritetty aika perustuu käsittelytarkoituksemme ja sen lainmukaisen oikeusperusteen voimassaoloon (mm. markkinointikampanjan kesto tai sopimuksen voimassaolo) tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen.

Tarkastelemme säännöllisin väliajoin käsittelytarkoituksemme ja sen oikeusperusteen voimassaolon ja poistamme henkilötiedot, joiden käsittelytarkoitus tai oikeusperuste on päättynyt. Esimerkiksi tapahtumien tai markkinointikampanjaamme liittyvän kilpailun järjestämiseksi keräämämme tiedot poistamme tapahtuman tai kilpailun jälkeen.

Kenelle luovutamme henkilötietoja – henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Suomen Kotteria Oy:n ulkopuolelle.  Matkustajatiedot luovutetaan pyydettäessä lain määräämille viranomaisille.

Olemme varmistaneet, että sopimuksissamme palveluntarjoajien kanssa on huomioitu tietosuoja-asetus. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia: Visma, Google Inc., Constant Contact, Facebook / WhatsApp, Twitter, Microsoft Corp/LinkedIn, Booking.com, AirBnB, Tripadvisor, Hotels.com

Voimme luovuttaa henkilötietojasi valitsemillemme yhteistyökumppaneillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme (mm. IT- ja pilvipalvelut, perintäyhtiöt ja. tapahtumakutsujen lähettäjät). Varmistamme sopimuksella ja käsittelijälle annetulla ohjeistuksella, että käsittelijän tietoturva ja tietosuoja ovat lainsäädännön edellyttämällä tasolla. Kysymme tarvittaessa suostumuksesi henkilötietojen luovutukseen.

Lisäksi saatamme olla velvoitettuja luovuttamaan sinusta viranomaisille henkilötietoja (mm. tulli, verohallinto tai poliisi).

Henkilötietojen luovuttaminen kolmansiin maihin

Ensisijaisesti henkilötietojasi ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Joissain tapauksissa voimme luovuttaa ja siirtää henkilötietojasi kolmansissa maissa toimiville valitsemillemme yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme.

Näissä tilanteissa noudatamme EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen asettamia vaatimuksia tietojen kolmansiin maihin siirrolle:

  • Komissio on päättänyt, että kyseinen kolmas maa on järjestänyt riittävän tietosuojan tason. Tälle siirrolle ei tarvita erityistä lupaa.
  • Varmistamme muutoin tietosuojan riittävän tason käyttämällä esimerkiksi Euroopan komission laatimia mallilausekkeita tietojen siirron yhteydessä.
  • Teemme siirrosta henkilötietojen käsittelysopimuksen ja annamme käsittelijälle tarpeellisen ohjeistuksen.

Miten turvaamme henkilötietojen tietosuojan

Tietosuojasi on ensiarvoisen tärkeää. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Käytössämme ovat liiketoimintamme luonteeseen nähden asianmukaiset tekniset ja organisatoriset keinot tietosuojan turvaamiseksi ja henkilötietojen tietoturvaloukkauksen estämiseksi. Käytämme korkeiden standardien mukaisia tietoturvaohjelmistoja sekä rajoitamme pääsyn henkilötietojen käsittelyyn organisaatiossamme ja järjestelmissämme vain niille henkilöille, joiden on työtehtävissään välttämätöntä käsitellä henkilötietojasi.

Oikeutesi

Sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet:

  • Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme. Varmistuttuamme henkilöllisyydestäsi, toimitamme sinulle käsittelemänne tiedot ja muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimat tiedot, kuten lisätietoa oikeuksistasi.
  • Oikeus tietojen korjaukseen: Voit saada virheelliset tai puutteelliset tietosi korjatuksi. Ilmoitathan meille, mikäli havaitset tietojesi olevan puutteelliset tai virheelliset, niin korjaamme ne.
  • Henkilötietojesi poistaminen ja oikeus tulla “unohdetuksi”. Voit vaatia henkilötietojesi poistamista edellyttäen, ettei mikään laillinen käsittelyperuste täyty eikä henkilötietojen poistamista rajoita esimerkiksi lakisääteinen velvoite tai vireillä olevan riita-asian selvittäminen. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
  • Henkilötietojesi käsittelyn rajoittaminen: Jos käsittelymme oikeusperusteesta tai tietojesi oikeellisuudesta on epäselvyyttä, voit asian selvittämisen ajaksi pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.
  • Henkilötietojesi siirto järjestelmästä toiseen: Voit pyytää meitä siirtämään henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on teknisesti mahdollista ja turvallista.
  • Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen oikeutetun etumme perusteella: Voit esimerkiksi kieltää suoramarkkinointimme sen yhteydessä ohjeistamallamme tavalla.
  • Valitus valvontaviranomaiselle: Voit tehdä valituksen kansalliselle tietosuojaviranomaiselle kaikissa valtioissa, joissa toimimme.

Pyynnöt koskien oikeuttasi henkilötietojesi poistamiseen tai tarkistamiseen pyydämme osoittamaan kirjallisesti allekirjoitettuna postitse tai sähköpostitse, jonka jälkeen olemme yhteydessä sinuun pyynnön toteuttamiseksi. Kaikki oikeuksiisi perustuvat pyynnöt pyydetään osoittamaan Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

Evästeet ja evästekäytäntö (EU)

Tämä evästekäytäntö päivitettiin viimeksi 10.11.2022, ja se koskee Euroopan talousalueen ja Sveitsin pysyvästi asuvia kansalaisia.

Verkkosivuillamme on käytössä evästeet. Evästeet ovat tekstitiedostoja, jotka löytyvät selailuun käyttämästäsi laitteesta. Evästeitä käytetään käyttäjäkokemuksen parantamiseksi verkkosivuillamme ja markkinointianalytiikkaan. Voit olla hyväksymättä evästeiden käytön tai poistaa evästeet, joka voi kuitenkin rajoittaa verkkosivujemme käytettävyyttä.

Eväste on pieni yksinkertainen tiedosto, joka lähetetään verkkosivujen mukana ja jonka selaimesi tallentaa tietokoneesi tai muun laitteesi kovalevylle. Siihen tallennettu tieto voidaan palauttaa palvelimillemme tai asiaankuuluvien kolmansien osapuolien palvelimille seuraavan vierailun yhteydessä.

Verkkojäljite (tai pixel tagi) on pieni, verkkosivustolla oleva näkymätön teksti tai kuva, jota käytetään verkkosivuston liikenteen seuraamiseen. Tämä toteutetaan tallentamalla sinusta erinäisiä tietoja verkkojäljitteitä käyttämällä.

1 Tekniset tai toiminnalliset evästeet

Jotkut evästeet varmistavat, että tietyt verkkosivuston osat toimivat oikein ja että käyttäjäasetukset pysyvät tiedossa. Asettamalla toiminnallisia evästeitä helpotamme verkkosivustollamme vierailua. Näin sinun ei tarvitse toistuvasti syöttää samoja tietoja vieraillessasi verkkosivuillamme ja esimerkiksi tuotteet säilyvät ostoskorissasi, kunnes olet maksanut. Saatamme asettaa nämä evästeet ilman suostumustasi.

2 Tilastoevästeet

Käytämme tilastoevästeitä optimoidaksemme käyttäjiemme verkkosivustokokemuksen. Näiden tilastoevästeiden avulla saamme tietoa verkkosivustomme käytöstä. Pyydämme lupaasi tilastoevästeiden sijoittamiseen.

3 Mainontaevästeet

Käytämme tällä verkkosivustolla mainosevästeitä, joiden avulla voimme saada tietoa kampanjan tuloksista. Tämä tapahtuu profiilin perusteella, jonka luomme käyttäytymisesi perusteella osoitteessa https://kotteria.com. Näiden evästeiden avulla sinä verkkosivuston vierailijana linkität yksilölliseen tunnukseen, mutta nämä evästeet eivät määritä käyttäytymistäsi ja kiinnostuksesi yksilöllisten mainosten näyttämiseen.

4 Markkinointi-/seurantaevästeet

Markkinointi-/seurantaevästeet ovat evästeitä tai mitä tahansa muuta paikallista tallennusmuotoa, joita käytetään käyttäjäprofiilien luomiseen mainonnan näyttämiseksi tai käyttäjän seuraamiseksi tällä verkkosivustolla tai useilla verkkosivustoilla vastaavia markkinointitarkoituksia varten.

Koska nämä evästeet on merkitty seurantaevästeiksi, pyydämme lupaasi niiden sijoittamiseen.

5 Sosiaalinen media

Olemme sisällyttäneet verkkosivustollamme sisältöä Facebook ja WhatsApp:ltä verkkosivujen mainostamiseksi (esim. ”tykkää”, ”kiinnitä”) tai jakamiseksi (esim. ”twiittaa”) sosiaalisissa verkostoissa, kuten Facebook ja WhatsApp. Tämä sisältö on upotettu Facebook ja WhatsApp:stä peräisin olevalla koodilla ja se asettaa evästeitä. Tämä sisältö saattaa tallentaa ja käsitellä tiettyjä tietoja henkilökohtaista mainontaa varten.

Lue näiden sosiaalisten verkostojen tietosuojalausunto (joka voi muuttua säännöllisesti) lukeaksesi, mitä he tekevät (henkilökohtaisilla) tiedoillasi, joita he käsittelevät näiden evästeiden avulla. Haettavat tiedot anonymisoidaan mahdollisimman paljon. Facebook ja WhatsApp sijaitsevat Yhdysvalloissa.

Asetetut evästeet ja evästeiden käyttöönotto/hylkääminen ja poistaminen

Google Analytics, Google Ads, Google Fonts, Google reCAPTCHA, Google Maps, YouTube, Facebook, WhatsApp

Kun vierailet verkkosivuillamme ensimmäisen kerran, näet ponnahdusikkunan, joka antaa tietoa evästeistä. Kun painat “Tallenna asetukset”, annat meille suostumuksesi käyttää ponnahdusikkunassa valitsemiasi evästeitä ja ohjelmalisäkkeitä, jotka näissä evästekäytänteissä esitellään. Voit ottaa evästeet pois käytöstä selaimellasi, mutta huomioi, että verkkosivustomme ei sen jälkeen välttämättä enää toimi oikein.

Olemme vastaanottaneet selaimeltasi tietosuojasignaalin. Tästä syystä olemme asettaneet tämän verkkosivuston tietosuoja-asetukset ehdottoman välttämättömiksi. Jos haluat käyttää kaikkia toimintoja, harkitse https://savantum.com sulkemista pois tietosuoja-asetuksistasi.

Voit käyttää Internet-selaimesi evästeiden poistamiseen automaattisesti tai manuaalisesti. Voit myös määrittää, että tiettyjä evästeitä ei saa asettaa. Toinen vaihtoehto on muuttaa Internet-selaimesi asetuksia niin, että saat viestin aina, kun eväste asetetaan. Lisätietoja näistä vaihtoehdoista on selaimesi Ohje-osion ohjeissa.

Nämä evästekäytänteet synkronoitiin cookiedatabase.org-verkkosivuston kanssa 10.11.2022

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Muutamme tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittelyperusteemme tai muut tämän tietosuojaselosteen laatimishetkellä voimassaolleet olosuhteet muuttuvat. Emme kuitenkaan muuta henkilötietojesi käsittelytarkoitusta ilman suostumustasi sen ollessa käsittelyn peruste. Kuvaamiemme lakisääteisten oikeuksiesi toteutumista sitoudumme noudattamaan tietosuojaselosteen muutoksesta huolimatta.

Yhteydenotot

Voit ottaa yhteyttä meihin sähköpostitse: asiakaspalvelu@kottera.com tai puhelimitse +358400868889

Voit myös ottaa yhteyttä tai tehdä valituksen kansalliselle tietosuojaviranomaiselle, joka on Suomessa tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi), Ruotsissa Integritetsskyddsmyndigheten (https://www.imy.se/), Norjassa Datatilsynet (www.datatilsynet.no) ja Virossa Andmekaitse Inspektsioon (https://www.aki.ee/et).

Muokattu: 10.11.2022