fbpx

Tietosuoja, asiakasrekisteri

Rekisteri- ja tietosuojaseloste, Suomen Kotteria oy:n asiakasrekisteri

Tämä on Suomen Kotteria Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Kotteria Oy 0746615-3
Villanella 5, 00890 Helsinki
asiakaspalvelu@kotteria.com

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa ja tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Pentti Kotiaho, Suomen Kotteria Oy
Villanella 5, 00890 Helsinki
+358415345100
pentti.kotiaho@savantum.com

2. Rekisteröidyt

Suomen Kotteria Oy:n rekisterissä talletetaan palveluja ostaneiden asiakkaiden tietoja ja potentiaalisia yritysasiakkaita.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

  • Suomen Kotteria Oy kerää ja käsittelee Henkilötietoja ainoastaan lain sallimalla tavalla.
  • Henkilön yhteystietoja käsitellään asiakassuhteen ja laskutuksen perusteella, esimerkiksi varauksen tai majoittumisen aikana ja sen jälkeen.
  • Henkilön yhteystietoja käsitellään suostumuksen perusteella

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

  • Hallinnoidakseen, tarjotakseen, kehittääkseen ja ylläpitääkseen Palveluita
  • Käsitelläkseen Palveluita koskevia varauksia ja tilauksia
  • Ollakseen yhteydessä asiakkaisiin esimerkiksi tekstiviestitse, muiden mobiilisovellusten välityksellä tai sähköpostitse
  • Imoittaakseen varauksen statuksen tai varaukseen liittyvän tiedon ennen majoitusajankohdan alkua
  • Määrittääkseen vikoja, optimoidakseen teknologiaa ja mahdollistaakseen yhteydenoton varausta tai Palveluiden toteuttamista koskevissa ongelmatilanteissa
  • Analysoidakseen ja parantaakseen Palveluiden laatua ja palvelukokemusta
  • Yksilöidäkseen asiakkaiden kanssa käytyä Palveluita koskevaa viestintää, esimerkiksi luomalla profiilin ja lähettämällä tarjouksia, jotka vastaavat profiilia Palveluiden käyttäjänä
  • Analysoidakseen Palveluidemme tilastoja ja käyttäjien käyttäytymistä
  • Parantaakseen asiakkaiden etuja ja palvelukokemusta muilla tavoilla, joita uskomme asiakkaiden arvostavan
  • Majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaan matkustajatietoja ja matkustajarekisteriä voidaan käyttää myös suoramarkkinointiin. Tietoja käytetään mainostaaksemme palveluita ja tuotteita, suoraan tai epäsuorasti, mukaan lukien käyttäytymiseen perustuva markkinointi, ellei asiakas ole tätä kieltänyt.
  • Lisäksi matkustajatietoja käsitellään yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi, rikosten ennalta ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi ja tilastojen laatimiseksi.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle:

  • Henkilön antama suostumus henkilötietojen käyttöön kun henkilö on tilannut Suomen Kotteria Oy:n tarjouskirjeen (tilataan puhelimitse tai sähköisesti internet-sivuiltamme)
  • Vuokrasopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
  • Suomen laki 28.4.2006/308 ”Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta” joka velvoittaa matkustajatietojen säilyttämiseen ja mahdollistaa asiakaspalvelun edellyttämät yhteydenotot ja asiakassuhteen ylläpidon.

Asiakkaalla on oikeus milloin tahansa ja veloituksetta kieltää Suomen Kotteriaa käsittelemästä Henkilötietoja markkinointitarkoituksiin tai peruuttaa siihen antamasi suostumus.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

4. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, henkilötunnus, y-tunnus, www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot ja muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Tiedot säilytetään Visma- laskutusjärjestelmässä toistaiseksi ja poistetaan mikäli asiakas pyytää henkilötietojensa poistamista. Lisäksi käytämme tietojen keruussa säännöllisesti seuraavia palveluntarjoajia: Google Inc, Constant Contact, Facebook, Linkedin, Booking.com, Airbnb, Tripadvisor, Nettimökki, Hotels.com. 

Emme vastaa niistä tiedoista joita kolmannen osapuolen toimijat, kuten esimerkiksi internetin varaussivustot tai matkatoimistot keräävät ja säilyttävät majoitusvarauksiin liittyen. Vastaamme vain Suomen Kotteria Oy:lle toimitetusta tiedosta.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen pentti.kotiaho@savantum.com

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • palvelutilanteessa ja ostotapahtuman yhteydessä
  • asiakassuhteen syntyessä
  • sopimuksista
  • markkinointitapahtuman yhteydessä
  • asiakkaalta itseltään nettilomakkeilla lähetetyistä viesteistä
  • asiakkaalta itseltään verkon kautta uutiskirjeen tilauksesta
  • asiakkaalta itseltään sosiaalisen median kautta
  • jälleenmyyjien kuten Booking.comin ja AirBNB:n palvelusta
  • matkustajailmoituksista

Vuokramökeillä majoittuvista henkilöistä kerätään matkustajailmoituksia (Suomen laki 28.4.2006/308 ”Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta). Majoitustoiminnan harjoittaja on vastuussa siitä, että matkustajasta tehdään matkustajailmoitus. Ryhmämatkalle osallistuvista matkustajista voidaan tehdä yhteinen matkustajailmoitus. Ilmoituksesta on käytävä ilmi majoitustoiminnan harjoittajan toiminimi, yritys- ja yhteisötunnus sekä majoitusliikkeen käyntiosoite. Matkustajailmoituksessa on mainittava seuraavat tiedot (matkustajatiedot):

1) matkustajan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus;
2) matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat;
3) matkustajan osoite;
4) maa, josta matkustaja saapuu Suomeen;
5) matkustajan matkustusasiakirjan numero; sekä
6) matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä, jos se on tiedossa.

Lisäksi matkustaja voi ilmoittaa matkustajailmoituksessa, tapahtuuko majoittuminen vapaa-ajanvieton, työn, kokouksen vai muun syyn takia.

Mitä 1 momentin 1 ja 3 kohdassa säädetään, koskee myös sellaista 1 §:n 2 momentin 10 kohdassa tarkoitettua ryhmämatkan johtajaa, joka toimii matkanjärjestäjän edustajana. Mitä 1 momentin 4 kohdassa säädetään, ei koske matkustajaa, jonka asuinpaikka on Suomi. Mitä 1 momentin 5 kohdassa säädetään, ei koske Pohjoismaan kansalaista eikä matkustajaa, jonka asuinpaikka on Suomi.

Matkustajan on vahvistettava matkustajailmoituksen matkustajatiedot allekirjoituksellaan. Ryhmämatkan johtaja voi kuitenkin ryhmämatkalle osallistuvien matkustajien puolesta allekirjoittaa 1 momentissa tarkoitetun yhteisen matkustajailmoituksen. Edellä 1 momentin 2 kohdassa tarkoitetun henkilön ei tarvitse allekirjoittaa matkustajailmoitusta.

Fyysisiä matkustajakortteja säilytetään lain mukaan vuosi, jonka jälkeen ne tuhotaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Suomen Kotteria Oy:n ulkopuolelle.  Matkustajatiedot luovutetaan pyydettäessä lain määräämille viranomaisille.

Olemme varmistaneet, että sopimuksissamme palveluntarjoajien kanssa on huomioitu tietosuoja-asetus. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

  • Visma, Google Inc., Constant Contact, Facebook / WhatsApp, Twitter, Microsoft Corp/LinkedIn, Booking.com, AirBnB, Tripadvisor, Hotels.com

8. Käsittelyn kesto

Tieoja säilytetään toistaiseksi.  Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Asiakkaan yhteystietoja käsittelevät Suomen Kotteria Oy:n toimitusjohtaja ja kirjanpitäjä.

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Suomen Kotteria Oy 0746615-3
Villanella 5, 00890 Helsinki
+358400868889/asiakaspalvelu
asiakaspalvelu@kotteria.com

Muokattu: 06.06.2020